วิธีตั้งค่าเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์อย่างง่าย

การตั้งค่าเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์เบื้องต้น

การตั้งค่าเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์อาจดูซับซ้อนสำหรับผู้ใช้ทั่วไป แต่ในความเป็นจริงแล้วกระบวนการนี้สามารถทำได้ง่ายหากเข้าใจขั้นตอนพื้นฐาน การเชื่อมต่ออุปกรณ์เหล่านี้เข้ากับคอมพิวเตอร์ไม่ว่าจะเป็นระบบปฏิบัติการ Windows, macOS หรือ ChromeOS ล้วนมีวิธีการที่คล้ายคลึงกัน ในบทความนี้เราจะอธิบายวิธีการตั้งค่าเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์แบบทีละขั้นตอน รวมถึงการแก้ไขปัญหาที่พบบ่อย เพื่อให้คุณสามารถใช้งานอุปกรณ์เหล่านี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

สิ่งแรกที่ควรพิจารณาคือประเภทของการเชื่อมต่อที่เครื่องพิมพ์หรือสแกนเนอร์ของคุณรองรับ โดยทั่วไปมีสามรูปแบบหลักคือ การเชื่อมต่อผ่านสาย USB การเชื่อมต่อผ่านเครือข่ายไร้สาย Wi-Fi และการเชื่อมต่อผ่านบลูทูธ แต่ละประเภทมีข้อดีและข้อเสียที่แตกต่างกัน การเลือกใช้ให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมการทำงานของคุณจะช่วยเพิ่มความสะดวกสบายและลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

การเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์ผ่านสาย USB

การเชื่อมต่อผ่านสาย USB เป็นวิธีที่ง่ายและตรงไปตรงมาที่สุด เหมาะสำหรับผู้ใช้ที่ต้องการความเสถียรสูงและไม่ต้องการพึ่งพาเครือข่ายอินเทอร์เน็ต เริ่มต้นโดยการเสียบสาย USB ของเครื่องพิมพ์หรือสแกนเนอร์เข้ากับพอร์ต USB ที่ว่างอยู่บนคอมพิวเตอร์ของคุณ จากนั้นเปิดสวิตช์เครื่องอุปกรณ์ เมื่อเชื่อมต่อแล้วระบบปฏิบัติการ Windows มักจะตรวจจับอุปกรณ์โดยอัตโนมัติและเริ่มติดตั้งไดรเวอร์ที่จำเป็นให้คุณทันที หากการตรวจจับอัตโนมัติไม่เกิดขึ้น คุณสามารถตรวจสอบได้โดยไปที่เมนู Start แล้วพิมพ์คำว่า Printers ในการค้นหาเพื่อเปิดหน้าต่างการตั้งค่า

ในกรณีที่ Windows ไม่สามารถติดตั้งไดรเวอร์ให้สำเร็จ คุณอาจต้องดาวน์โหลดไดรเวอร์จากเว็บไซต์ของผู้ผลิตโดยตรง เช่น HP, Epson, Canon หรือ Brother จากนั้นทำการติดตั้งด้วยตนเอง ข้อควรระวังคือควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าไดรเวอร์ที่ดาวน์โหลดมานั้นเข้ากันได้กับระบบปฏิบัติการและรุ่นของเครื่องพิมพ์หรือสแกนเนอร์ของคุณอย่างถูกต้อง การใช้ไดรเวอร์ผิดรุ่นอาจทำให้อุปกรณ์ทำงานผิดปกติหรือไม่สามารถสื่อสารกับคอมพิวเตอร์ได้เลย

การตั้งค่าเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์ผ่านการตั้งค่าระบบ Windows

สำหรับผู้ใช้ Windows 10 และ Windows 11 การเพิ่มเครื่องพิมพ์หรือสแกนเนอร์สามารถทำได้ผ่านเมนู Settings โดยไปที่ Start จากนั้นเลือก Settings หรือกดปุ่ม Windows + I จากนั้นเลือก Devices แล้วคลิกที่ Printers & scanners ในเมนูด้านซ้ายมือ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Add a printer or scanner ระบบจะเริ่มค้นหาอุปกรณ์ที่พร้อมเชื่อมต่อในเครือข่ายหรือผ่าน USB หากพบอุปกรณ์ที่คุณต้องการ เพียงคลิกเลือกและทำตามคำแนะนำบนหน้าจอ

ในกรณีที่ไม่พบอุปกรณ์ตามที่คาดหวัง คุณสามารถเลือกตัวเลือก The device I want isn't listed เพื่อเข้าสู่ขั้นตอนการตั้งค่าแบบกำหนดเอง ที่นี่คุณจะได้รับตัวเลือกให้เพิ่มเครื่องพิมพ์โดยใช้ที่อยู่ IP, เพิ่มเครื่องพิมพ์แบบไร้สาย Bluetooth หรือเพิ่มเครื่องพิมพ์ที่เชื่อมต่อกับพอร์ต USB เฉพาะ การเลือกวิธีการที่ถูกต้องจะช่วยให้กระบวนการตั้งค่าเสร็จสมบูรณ์ได้รวดเร็วยิ่งขึ้น การตั้งค่าด้วยวิธีนี้มีประสิทธิภาพโดยเฉพาะเมื่อคุณต้องการเชื่อมต่อกับเครื่องพิมพ์ที่ใช้ร่วมกันในเครือข่ายสำนักงาน

แหล่งข้อมูลจาก Microsoft Learn แนะนำว่าสำหรับการตั้งค่าเครื่องพิมพ์ผ่าน Wi-Fi คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องพิมพ์และคอมพิวเตอร์ของคุณเชื่อมต่อกับเครือข่ายเดียวกัน หากเครื่องพิมพ์ของคุณรองรับการเชื่อมต่อ Wi-Fi Direct คุณสามารถใช้ตัวเลือกนี้เพื่อเชื่อมต่อโดยตรงโดยไม่ต้องใช้เราเตอร์อินเทอร์เน็ต แต่วิธีนี้อาจไม่เหมาะสำหรับการแชร์เครื่องพิมพ์กับผู้ใช้หลายคน

การตั้งค่าเครื่องพิมพ์เครือข่ายด้วยการกำหนดค่า IP ด้วยตนเอง

สำหรับเครื่องพิมพ์ที่ใช้ในเครือข่ายองค์กรหรือสำนักงานที่ต้องการการจัดการแบบละเอียด การใช้การกำหนดค่า IP แบบ Manual เป็นวิธีที่แนะนำ ขั้นตอนเริ่มต้นโดยคุณต้องทราบที่อยู่ IP ของเครื่องพิมพ์ ซึ่งสามารถดูได้จากหน้าจอแสดงผลของเครื่องพิมพ์หรือจากเอกสารคู่มือการใช้งาน จากนั้นให้เปิดหน้าต่าง Add Printer ใน Windows เลือกตัวเลือก Add a printer using an IP address or hostname ระบบจะขอให้คุณป้อนรูปแบบที่อยู่ IP เช่น 192.168.1.100 พร้อมกับระบุหมายเลขพอร์ตที่เครื่องพิมพ์ใช้งานอยู่

เมื่อป้อนข้อมูลที่ถูกต้องแล้ว Windows จะพยายามสื่อสารกับเครื่องพิมพ์และติดตั้งไดรเวอร์ที่เหมาะสม หากมีไดรเวอร์หลายรุ่นให้เลือก ควรเลือกรุ่นที่ตรงกับเครื่องพิมพ์ของคุณมากที่สุดเพื่อประสิทธิภาพที่ดีที่สุด การตั้งค่าด้วยวิธีนี้มีความแม่นยำสูงและลดความเสี่ยงจากการตั้งค่าอัตโนมัติที่อาจผิดพลาด การใช้ IP แบบคงที่ยังช่วยให้คุณสามารถจัดการคิวการพิมพ์และการเข้าถึงของเครื่องพิมพ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในสภาพแวดล้อมที่มีผู้ใช้หลายคน

Brother Support แนะนำว่าการใช้ที่อยู่ IP ควรเป็นแบบคงที่เพื่อป้องกันปัญหาการเปลี่ยนแปลงที่อยู่ IP โดยอัตโนมัติจากระบบ DHCP การตั้งค่า IP แบบคงที่สามารถทำได้ผ่านเว็บเบราว์เซอร์โดยป้อนที่อยู่ IP ของเครื่องพิมพ์เข้าไปในแถบที่อยู่ จากนั้นเข้าไปที่เมนูการตั้งค่าเครือข่ายและเปลี่ยนโหมดการรับ IP เป็นแบบ Manual จากนั้นป้อนค่าที่ต้องการ เช่น Subnet Mask และ Default Gateway ให้ถูกต้องตามเครือข่ายของคุณ

การแชร์เครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์ผ่านเครือข่ายใน Windows

หนึ่งในคุณสมบัติที่มีประโยชน์ของ Windows คือความสามารถในการแชร์เครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์ให้กับคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นในเครือข่ายเดียวกัน ในการแชร์เครื่องพิมพ์จากเครื่องหลัก ให้เปิด Control Panel จากนั้นเลือก Devices and Printers คลิกขวาที่เครื่องพิมพ์ที่คุณต้องการแชร์แล้วเลือก Printer Properties จากนั้นไปที่แท็บ Sharing และทำเครื่องหมายที่ช่อง Share this printer คุณสามารถตั้งชื่อเครือข่ายสำหรับเครื่องพิมพ์นี้เพื่อให้ผู้อื่นสามารถค้นหาได้ง่าย

เมื่อเครื่องพิมพ์ถูกแชร์แล้ว ผู้ใช้คนอื่นสามารถเพิ่มเครื่องพิมพ์นี้ในคอมพิวเตอร์ของตนได้โดยไปที่ Devices and Printers และเลือก Add a printer จากนั้นเลือก Add a network, wireless or Bluetooth printer ระบบจะค้นหาเครื่องพิมพ์ที่แชร์อยู่ในเครือข่ายโดยอัตโนมัติ เมื่อพบแล้วเพียงคลิกเลือกและติดตั้งไดรเวอร์ตามคำแนะนำ การแชร์ด้วยวิธีนี้ไม่จำเป็นต้องใช้ซอฟต์แวร์เพิ่มเติมและทำงานได้ดีในสภาพแวดล้อมเครือข่ายท้องถิ่นทั่วไป

การแชร์ผ่านเครือข่ายยังช่วยลดค่าใช้จ่ายในการซื้อเครื่องพิมพ์หลายเครื่อง เนื่องจากคุณสามารถใช้เครื่องพิมพ์เครื่องเดียวร่วมกันได้หลายคน อย่างไรก็ตามควรระวังเรื่องความปลอดภัยโดยการตั้งรหัสผ่านสำหรับการเข้าถึงเครื่องพิมพ์ที่แชร์ โดยเฉพาะในเครือข่ายสำนักงานที่เปิดกว้าง การแชร์สแกนเนอร์ก็ทำได้ในลักษณะเดียวกัน โดยต้องตรวจสอบว่าสแกนเนอร์รองรับการแชร์ผ่านเครือข่ายหรือไม่ และอาจต้องติดตั้งซอฟต์แวร์เสริมจากผู้ผลิตเพื่อให้ทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น

ในการตั้งค่าการแชร์สแกนเนอร์ผ่านเครือข่าย เทคนิคจาก TechTudo แนะนำว่าควรติดตั้งซอฟต์แวร์สแกนเนอร์บนเครื่องแม่ก่อน จากนั้นจึงทำการแชร์โฟลเดอร์ที่ใช้เก็บไฟล์สแกนหรือแชร์ฟังก์ชันสแกนผ่าน Windows Sharing Center เครื่องลูกจะสามารถเรียกใช้การสแกนผ่านเครือข่ายได้โดยการเข้าถึงเครื่องพิมพ์หรือสแกนเนอร์จากหน้าต่าง Devices and Printers เช่นเดียวกัน

การตั้งค่าเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์บน Chromebook

Chromebook เป็นอุปกรณ์ที่ใช้งานระบบปฏิบัติการ ChromeOS ซึ่งมีวิธีการตั้งค่าเครื่องพิมพ์ที่แตกต่างจาก Windows เล็กน้อย สำหรับผู้ใช้ Chromebook การเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์ผ่าน Wi-Fi เป็นวิธีที่สะดวกที่สุด โดยเริ่มต้นให้เปิดเครื่องพิมพ์และเชื่อมต่อกับเครือข่าย Wi-Fi เดียวกับ Chromebook จากนั้นไปที่การตั้งค่าของ Chromebook โดยคลิกที่พื้นที่เวลาแล้วเลือกฟันเฟืองหรือกดปุ่ม Shift + Ctrl + S จากนั้นเลือก Devices ในเมนูด้านซ้ายแล้วเลือก Printers

ในส่วนของ Printers ให้คลิกที่ Add printer ระบบจะแสดงรายการเครื่องพิมพ์ที่ตรวจพบในเครือข่าย หากเครื่องพิมพ์ของคุณปรากฏในรายการ เพียงคลิกเลือกแล้วกด Add Chromebook จะติดตั้งไดรเวอร์ที่จำเป็นโดยอัตโนมัติ ในกรณีที่ไม่พบเครื่องพิมพ์ คุณสามารถเลือกตัวเลือก Add manually เพื่อป้อนที่อยู่ IP ของเครื่องพิมพ์หรือชื่อโฮสต์ การตั้งค่าแบบ Manual นี้มีประโยชน์สำหรับเครื่องพิมพ์ที่ไม่รองรับการค้นหาแบบอัตโนมัติผ่านเครือข่าย

นอกจากนี้ Chromebook ยังรองรับการพิมพ์ผ่านบริการ Google Cloud Print ซึ่งในปัจจุบันได้ถูกแทนที่ด้วยฟีเจอร์การพิมพ์จาก Chrome โดยตรงผ่านเครื่องพิมพ์ที่รองรับ IPP Everywhere หรือ Apple AirPrint การตรวจสอบความเข้ากันได้ของเครื่องพิมพ์กับ ChromeOS ก่อนซื้อจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาในการตั้งค่าในภายหลัง ผู้ผลิตเครื่องพิมพ์ส่วนใหญ่ในปัจจุบันได้มีการสนับสนุน ChromeOS มากขึ้น ดังนั้นการค้นหาข้อมูลในเว็บไซต์ของผู้ผลิตก่อนตัดสินใจซื้อจึงเป็นสิ่งที่ควรทำ

รายการขั้นตอนการตั้งค่าเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์อย่างรวดเร็ว

เพื่อให้คุณสามารถตั้งค่าเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราได้รวบรวมขั้นตอนสำคัญในรูปแบบรายการดังนี้

ตรวจสอบประเภทการเชื่อมต่อของอุปกรณ์ก่อนเริ่มต้น เช่น USB, Wi-Fi หรือ Bluetooth
เสียบสาย USB หรือเชื่อมต่อผ่าน Wi-Fi ตามที่อุปกรณ์รองรับ
เปิดเครื่องอุปกรณ์และรอให้ระบบปฏิบัติการตรวจจับโดยอัตโนมัติ
หากไม่พบอุปกรณ์ ให้ดาวน์โหลดและติดตั้งไดรเวอร์จากเว็บไซต์ผู้ผลิต
สำหรับ Windows ไปที่ Settings > Devices > Printers & scanners แล้วคลิก Add a printer or scanner
สำหรับ Chromebook ไปที่ Settings > Devices > Printers แล้วคลิก Add printer
ในกรณีต้องการใช้ IP แบบ Manual เลือกตัวเลือก Add a printer using an IP address
ตั้งชื่อเครื่องพิมพ์เพื่อให้จดจำง่าย โดยเฉพาะในเครือข่ายที่มีเครื่องพิมพ์หลายเครื่อง
ทดสอบการพิมพ์หรือสแกนด้วยเอกสารตัวอย่างเพื่อยืนยันการทำงาน
สำหรับการแชร์ผ่านเครือข่าย เปิด Printer Properties แล้วเลือกแท็บ Sharing

ตารางเปรียบเทียบวิธีการเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์

ตารางด้านล่างนี้จะช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของข้อดีและข้อเสียของวิธีการเชื่อมต่อแต่ละแบบ

วิธีการเชื่อมต่อ | ความสะดวกในการตั้งค่า | ความเสถียร | ความเร็วในการส่งข้อมูล | การใช้งานร่วมกัน USB | สูงมาก เสียบแล้วใช้ได้ทันที | สูงที่สุด ไม่มีสัญญาณรบกวน | สูง เหมาะสำหรับงานสแกนใหญ่ | ต่ำ ใช้ได้เฉพาะเครื่องที่เชื่อมต่อ Wi-Fi | ปานกลาง ต้องตั้งค่าเครือข่าย | ปานกลาง ขึ้นอยู่กับสัญญาณ | ปานกลาง อาจหน่วงในเครือข่ายช้า | สูง แชร์ให้หลายเครื่องได้ Bluetooth | สูง หากอุปกรณ์รองรับ | ปานกลาง ระยะจำกัด | ต่ำ เหมาะกับเอกสารขนาดเล็ก | ปานกลาง แชร์ได้ในระยะใกล้ Ethernet | ต่ำ ต้องเดินสายและตั้งค่า IP | สูงมาก สำหรับเครือข่ายมีสาย | สูงมาก เหมาะกับสำนักงาน | สูงมาก เหมาะกับองค์กร

การแก้ไขปัญหาทั่วไปในการตั้งค่าเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์

ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดในการตั้งค่าเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์คือการไม่พบอุปกรณ์ในระบบ หากเกิดเหตุการณ์นี้ สิ่งแรกที่ควรตรวจสอบคือสายเชื่อมต่อ USB หรือการเชื่อมต่อ Wi-Fi ว่าใช้งานได้หรือไม่ สำหรับ USB ให้ลองเปลี่ยนพอร์ตหรือสายเส้นอื่น สำหรับ Wi-Fi ให้ตรวจสอบว่าเครื่องพิมพ์และคอมพิวเตอร์อยู่ในเครือข่ายเดียวกันหรือไม่ การรีสตาร์ททั้งเครื่องพิมพ์และคอมพิวเตอร์มักช่วยแก้ปัญหาได้ในหลายกรณี

ปัญหาต่อมาคือไดรเวอร์ที่เข้ากันไม่ได้ ซึ่งอาจทำให้เครื่องพิมพ์พิมพ์งานออกมาไม่ถูกต้องหรือไม่พิมพ์เลย วิธีแก้คือดาวน์โหลดไดรเวอร์ล่าสุดจากเว็บไซต์ผู้ผลิตโดยตรงและติดตั้งใหม่ ในกรณีที่เครื่องพิมพ์พิมพ์งานช้าหรือมีข้อความแสดงข้อผิดพลาดเกี่ยวกับหน่วยความจำ ควรตรวจสอบคิวการพิมพ์ว่ามีงานค้างอยู่หรือไม่ จากนั้นล้างคิวการพิมพ์และลองพิมพ์อีกครั้ง การอัปเดตเฟิร์มแวร์ของเครื่องพิมพ์ก็เป็นอีกวิธีที่ช่วยเพิ่มความเสถียร

สำหรับสแกนเนอร์ที่มีปัญหาไม่ตอบสนอง อาจเกิดจากการเชื่อมต่อที่หลุดหรือซอฟต์แวร์สแกนที่เข้ากันไม่ได้ ลองติดตั้งซอฟต์แวร์สแกนเนอร์รุ่นล่าสุดจากผู้ผลิต หรือใช้โปรแกรมสแกนพื้นฐานของ Windows อย่าง Windows Fax and Scan หรือ Photos app ในการทดสอบการทำงานของสแกนเนอร์ หากสแกนเนอร์ยังไม่ทำงาน ควรตรวจสอบใน Device Manager ว่ามีเครื่องหมายตกใจหรือไม่ และลองอัปเดตไดรเวอร์จากที่นั่น

แหล่งข้อมูลอ้างอิง

บทความนี้เขียนขึ้นโดยใช้ข้อมูลจากแหล่งอ้างอิงที่น่าเชื่อถือดังนี้ Mekano Tech ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการเชื่อมต่อเครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์ผ่านสาย USB และการตรวจจับอัตโนมัติของ Windows Microsoft Learn อธิบายขั้นตอนการตั้งค่าเครื่องพิมพ์ผ่านเมนู Settings และการเพิ่มเครื่องพิมพ์โดยใช้ตัวเลือก The device I want isn't listed Brother Support ให้คำแนะนำเกี่ยวกับการตั้งค่าเครื่องพิมพ์ผ่านที่อยู่ IP แบบ Manual TechTudo นำเสนอเทคนิคการแชร์เครื่องพิมพ์และสแกนเนอร์ผ่านเครือข่ายใน Windows และแหล่งข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับการตั้งค่าบน ChromeOS นอกจากนี้ยังมีการอ้างอิงจากเว็บไซต์ของผู้ผลิตเครื่องพิมพ์รายใหญ่เพื่อความถูกต้องสมบูรณ์