Kako kopirati in prilepiti po celotni preglednici

Uvod v kopiranje in lepljenje po celotni preglednici

Kopiranje in lepljenje podatkov po celotni preglednici je ena najpogostejših nalog pri delu s programi, kot so Microsoft Excel in Google Preglednice. Ne glede na to, ali želite podvojiti celotno delovno površino v isto datoteko ali pa prenesti vsebino v povsem nov dokument, je pomembno, da poznate pravilne korake in bližnjice. Brez ustreznega znanja lahko pri tem izgubite oblikovanje, formule ali celo podatke. V tem članku bomo podrobno opisali, kako kopirati in prilepiti po celotni preglednici, pri čemer bomo upoštevali tako Excel kot Google Preglednice. Prav tako bomo predstavili alternativne metode, s katerimi si lahko olajšate delo in povečate svojo produktivnost.

Zakaj bi sploh kopirali celotno preglednico?

Obstaja veliko razlogov, zakaj želite kopirati celotno preglednico. Morda pripravljate mesečno poročilo in želite ohraniti predlogo, ne da bi podatke vnašali znova. Ali pa delate v skupini in morate delovni list poslati sodelavcu, pri tem pa ohraniti vse formule in oblikovanje. Kopiranje celotne preglednice je koristno tudi takrat, ko želite ustvariti varnostno kopijo pred večjimi spremembami. Poleg tega lahko s to tehniko hitro prenesete podatke med različnimi programi, na primer iz Excela v Google Preglednice ali obratno. Pomembno je vedeti, da kopiranje celotne preglednice ne pomeni le prenosa besedila in številk, ampak tudi grafov, pogojnega oblikovanja, preverjanja podatkov in drugih naprednih funkcij.

Kljub temu pa ima kopiranje celotne preglednice tudi svoje izzive. Ena najpogostejših težav je izguba relativnih sklicev v formulah, še posebej če kopirate v drug delovni zvezek. Prav tako lahko pride do konfliktov pri poimenovanih obsegih ali pa se podatki ne prilepljajo v enaki obliki. Zato je ključnega pomena, da razumete različne možnosti lepljenja in izberete tisto, ki najbolj ustreza vašim potrebam. V nadaljevanju bomo predstavili najbolj zanesljive metode, pri čemer bomo upoštevali uradne vire iz Microsoftove podpore in Googlove pomoči.

Izbira celotne preglednice v Microsoft Excelu

Prvi korak pri kopiranju celotne preglednice je seveda izbira vseh celic. V Excelu lahko to storite na dva načina. Prvi je uporaba miške: kliknite trikotnik na presečišču stolpca A in vrstice 1, torej v zgornjem levem kotu preglednice. S tem izberete prav vse celice v delovnem listu. Drugi način je uporaba tipkovnice. Če imate aktivirano eno celico, enkrat pritisnite Ctrl + A. S tem izberete celoten obseg podatkov, če pa pritisnete Ctrl + A dvakrat, se izbere celotna preglednica, vključno s praznimi celicami. To je še posebej uporabno, ker ne tvegate, da bi spregledali kakšen del podatkov. Priporočamo, da si zapomnite bližnjico Ctrl + A, saj vam prihrani veliko časa, še posebej če delate z velikimi nabori podatkov.

Spodaj so koraki za izbiro celotne preglednice, povzeti po Microsoftovi podpori:

Koraki za izbiro vseh celic v Excelu

Izberite celoten delovni list na naslednje načine:

• Kliknite trikotnik na presečišču stolpca A in vrstice 1.
• Pritisnite Ctrl + A enkrat, če je celica aktivna, da izberete trenutni obseg.
• Pritisnite Ctrl + A dvakrat, da izberete celoten delovni list.
• Če želite izbrati vse celice v več listih, držite tipko Ctrl in kliknite zavihke listov.

Ko so vse celice izbrane, so prikazane v svetlejši barvi, kar pomeni, da so pripravljene za kopiranje. Priporočamo, da pred kopiranjem preverite, ali so vse celice, ki jih želite prenesti, dejansko vključene. Včasih se zgodi, da so v preglednici skrite vrstice ali stolpci, ki jih izbira s klikom na trikotnik vseeno zajame. Če teh ne želite kopirati, jih pred izbiro raje odkrijte ali odstranite.

Kopiranje in lepljenje v Excelu

Ko imate izbrane vse celice, jih lahko kopirate s pritiskom na Ctrl + C. S tem se podatki shranijo v odložišče. Nato se premaknite v ciljni delovni list ali v novo datoteko in kliknite celico, kjer naj se začne lepljenje. Nato pritisnite Ctrl + V, da prilepite vse podatke. Če želite ohraniti izvirno oblikovanje in formule, je to najboljša metoda. Vendar pa obstajajo primeri, ko želite prilepiti samo vrednosti, brez oblikovanja ali brez formul. V tem primeru uporabite možnost Posebno lepljenje, ki jo najdete z desnim klikom na ciljno celico. Tam lahko izbirate med različnimi možnostmi, kot so Prilepi vrednosti, Prilepi oblike, Prilepi formule in druge.

Spodaj je tabela s pogostimi možnostmi lepljenja v Excelu:

Posebno lepljenje je še posebej koristno, kadar prenašate podatke iz enega delovnega zvezka v drugega in želite ohraniti le vrednosti, ne pa tudi sklicev na izvorne datoteke. Prav tako vam omogoča, da prilepite le komentarje ali preverjanje podatkov. S tem se izognete morebitnim napakam, ki bi nastale zaradi neujemanja imenovanih obsegov ali drugih referenc.

Alternativna metoda s premikanjem lista v Excelu

Poleg klasičnega kopiranja in lepljenja obstaja še ena zelo učinkovita metoda, ki jo priporočajo številni strokovnjaki. Gre za uporabo funkcije Premakni ali kopiraj. Ta metoda vam omogoča, da celoten delovni list kopirate v isti delovni zvezek ali v popolnoma novo datoteko, pri čemer se ohranijo vse povezave, oblikovanje in podatki. Postopek je naslednji: z desnim klikom na zavihek lista, ki ga želite kopirati, izberite Premakni ali kopiraj. Nato izberite ciljni delovni zvezek, položaj lista in potrdite polje Ustvari kopijo. S tem se ustvari popolnoma enak list na želenem mestu. Ta metoda je še posebej uporabna, kadar želite podvojiti celotno predlogo ali kadar morate prenesti list v drugo datoteko, ne da bi tvegali izgubo oblikovanja.

Pri tej metodi velja opozorilo: če kopirate list v drugo datoteko, se vse formule, ki se sklicujejo na druge liste v isti datoteki, samodejno prilagodijo in ohranijo sklice. Vendar pa morebitne povezave do drugih delovnih zvezkov ostanejo nespremenjene, kar lahko povzroči napake, če izvorne datoteke niso odprte. Zato je priporočljivo, da pred kopiranjem preverite vse zunanje povezave in jih po potrebi posodobite ali prekinete. Ta metoda je zelo zanesljiva in jo uporabljajo tudi napredni uporabniki Excela.

Kopiranje in lepljenje v Google Preglednicah

Google Preglednice so priljubljena brezplačna alternativa Excelu, ki omogoča sodelovanje v realnem času. Postopek kopiranja celotne preglednice je nekoliko drugačen, a prav tako preprost. Najprej kliknite puščico med stolpcem A in vrstico 1 v zgornjem levem kotu preglednice. S tem izberete vse celice. Nato pritisnite Ctrl + C (v Chrome OS ali Windows) ali Cmd + C (v macOS). Nato odprite ciljno preglednico in kliknite celico, kjer želite začeti lepljenje. Pritisnite Ctrl + V in podatki se prilepijo z oblikovanjem.

V Google Preglednicah je na voljo tudi možnost Posebno lepljenje, ki jo najdete v meniju Urejanje ali z desnim klikom. Tam lahko izbirate med prilepi vrednosti, prilepi oblike, prilepi pogoje, prilepi preverjanje podatkov in drugo. To je še posebej uporabno, če želite prenesti le določene elemente. Poleg tega Google Preglednice omogočajo kopiranje celotne preglednice prek menija Datoteka, kjer izberete Ustvari kopijo. S tem se ustvari nov dokument z vsemi podatki in oblikovanjem, kar je zelo priročno, če želite deliti predlogo s sodelavci.

Ena od prednosti Google Preglednic je, da so vse spremembe samodejno shranjene v oblaku, tako da vam ni treba skrbeti za varnostne kopije. Prav tako lahko kadar koli dostopate do zgodovine različic in obnovite prejšnje stanje dokumenta. Če želite prenesti preglednico v Excelovo datoteko, uporabite meni Datoteka in izberite Prenesi. To je uporabno, kadar morate podatke obdelati v namizni različici Excela.

Pogoste težave pri kopiranju celotne preglednice in njihove rešitve

Kljub preprostosti postopka lahko pride do različnih težav. Ena pogostih je, da se ob prilepljanju podatki ne prikažejo pravilno ali pa se oblikovanje spremeni. To se pogosto zgodi, kadar kopirate med različnimi programi, na primer iz Excela v Google Preglednice. V takem primeru priporočamo uporabo Posebnega lepljenja in izbiro možnosti Prilepi vrednosti. S tem se izognete konfliktom pri oblikah in grafih. Druga težava je, da se formule ne posodobijo pravilno, še posebej če kopirate v drug delovni zvezek. V tem primeru preverite sklice v formulah in jih po potrebi ročno popravite.

Težave lahko nastanejo tudi pri kopiranju velikih količin podatkov. Če je preglednica zelo obsežna, lahko postane postopek počasen. V tem primeru razmislite o uporabi naprednejših metod, kot so makri ali Pythonove knjižnice za obdelavo podatkov. Prav tako lahko uporabite funkcijo Power Query v Excelu, ki omogoča prenos podatkov brez kopiranja celotnega lista. Če pa želite prenesti le določene dele, uporabite filtre ali pa podatke združite v manjše obsege.

Pri Google Preglednicah se lahko pojavi težava, ko kopirate preglednico, ki vsebuje veliko pogojnih oblik. V tem primeru se oblike morda ne prenesejo pravilno, še posebej če so vezane na določene obsege. Priporočamo, da pred kopiranjem preverite pravila pogojnega oblikovanja in jih po potrebi poenostavite. Prav tako bodite pozorni na preverjanje podatkov, ki se lahko ob kopiranju izgubi, če ciljna preglednica ne vsebuje enakih seznamov.

Seznam hitrih nasvetov za uspešno kopiranje

Da bi se izognili napakam, smo