Programmer for arkivering av dokumenter på harddisken

Innledning

Arkivering av dokumenter på harddisken er en oppgave som mange både privatpersoner og bedrifter står overfor. Med stadig økende mengder digitale filer blir det fort kaotisk om man ikke har gode verktøy på plass. Heldigvis finnes det en rekke programmer som kan hjelpe deg med å organisere, komprimere, analysere og arkivere dokumentene dine på en effektiv måte. I denne artikkelen ser vi nærmere på ulike typer programmer for arkivering av dokumenter på harddisken, og hvordan de kan gjøre hverdagen enklere.

Hvorfor arkivering av dokumenter er viktig

Å ha en strukturert arkivløsning for dokumentene dine handler ikke bare om ryddighet. Det handler også om sikkerhet, tidsbesparelse og muligheten til å finne tilbake til viktige filer når du trenger dem. Uten et system for arkivering risikerer du å bruke unødvendig mye tid på å lete etter dokumenter, og du kan miste viktig informasjon. I en tid der datamengdene bare øker, er det derfor avgjørende å velge riktige verktøy for å holde orden på harddisken.

Ulike typer programmer for dokumentarkivering

Det finnes flere kategorier av programmer som kan brukes til arkivering. Noen fokuserer på komprimering for å spare plass, andre på å analysere diskbruk, og noen er komplette dokumenthåndteringssystemer. Nedenfor går vi gjennom de mest relevante typene.

• Komprimeringsverktøy som WinRAR og 7-Zip
• Diskanalyseverktøy som WizTree og TreeSize
• Programmer for å finne duplikater som DupeGuru og AllDup
• Filstyrer med to ruter som File Voyager
• Helhetlige dokumenthåndteringssystemer som DocuWare og Alfresco
• Skyløsninger med lokal tilgang som Google Drive og Microsoft SharePoint

Verktøy for å analysere og organisere harddisken

Før du begynner å arkivere dokumenter, er det lurt å få oversikt over hva som faktisk tar opp plass på harddisken. WizTree er et gratis verktøy som raskt analyserer disken og viser deg de største filene og mappene visuelt. Det er spesielt nyttig for å identifisere store dokumentarkiv som kan komprimeres eller flyttes. TreeSize fra Jam Software er et annet populært alternativ. Det gir deg en detaljert oversikt over diskbruken i trestruktur, slik at du enkelt kan se hvilke mapper som trenger opprydding. File Voyager er en filbehandler med dobbel rute, noe som gjør det enkelt å flytte dokumenter mellom ulike mapper under arkiveringsprosessen.

Komprimeringsverktøy for effektiv arkivering

Når du har funnet frem til dokumentene du vil arkivere, kan komprimering være en god måte å spare plass på. WinRAR og 7-Zip er to av de mest brukte programmene for dette formålet. Begge støtter en rekke formater som ZIP, RAR og 7Z, og de kan håndtere store arkiver med flere filer. 7-Zip er gratis med åpen kildekode, mens WinRAR har en gratis prøveperiode. For arkivering av dokumenter på harddisken gir disse verktøyene deg muligheten til å pakke sammen hele mapper med filer til ett enkelt arkiv, noe som gjør dem lettere å lagre og sikkerhetskopiere.

Programmer for å finne og fjerne duplikater

Et vanlig problem i arkiveringsarbeid er duplikater av dokumenter. DupeGuru er et verktøy som skanner harddisken og finner identiske filer. Du kan deretter velge å slette eller flytte duplikatene for å frigjøre plass. AllDup er et annet program med avanserte søkefunksjoner. Det gir deg muligheten til å sammenligne filer basert på innhold, størrelse eller dato, og det har en forhåndsvisning som gjør det enkelt å bestemme hva som skal beholdes. Ved å bruke slike verktøy før arkivering sikrer du at du ikke lagrer unødvendige kopier av samme dokument.

Helhetlige løsninger for dokumenthåndtering

For mer avanserte behov finnes det systemer som håndterer hele livssyklusen til dokumentene. DocuWare er et profesjonelt dokumenthåndteringssystem som lar deg arkivere, organisere og hente frem dokumenter på en sikker måte, enten lokalt eller på servere. Det er spesielt egnet for bedrifter som trenger kontroll over store mengder dokumenter. Alfresco er en åpen kildekode-plattform som tilbyr en gratis versjon. Den gir deg mulighet til å arkivere dokumenter både lokalt og i skyen, og den er populær blant små og mellomstore bedrifter. Google Drive med Google Docs er en skybasert løsning, men den har også offline-tilgang slik at du kan arbeide med dokumentene uten internett. Microsoft SharePoint er en annen kraftig plattform for dokumentstyring, integrert med Office 365, som gir høy sikkerhet og samarbeidsmuligheter internt i organisasjonen.

Hvordan velge riktig program for dine behov

Valget av program for arkivering av dokumenter på harddisken avhenger av flere faktorer. Hvis du bare trenger å spare plass og organisere filene, kan en kombinasjon av et diskanalyseverktøy og et komprimeringsprogram være tilstrekkelig. For mer strukturerte arkiver med mange dokumenter kan et dedikert dokumenthåndteringssystem som DocuWare eller Alfresco være verdt å vurdere. Skyløsninger som Google Drive og SharePoint passer godt hvis du har behov for samarbeid og tilgang fra flere enheter. Det viktigste er å kartlegge dine egne krav før du tar en beslutning. Husk også at flere av verktøyene kan brukes sammen for å oppnå best mulig resultat.

Referanser

DocuWare. Hentet fra https://www.docuware.com/
Alfresco. Hentet fra https://www.alfresco.com/
Google Drive. Hentet fra https://drive.google.com/
Microsoft SharePoint. Hentet fra https://www.microsoft.com/sharepoint/
WizTree. Hentet fra https://wiztree.io/
TreeSize. Hentet fra https://www.jam-software.com/treesize/
WinRAR. Hentet fra https://www.win-rar.com/
7-Zip. Hentet fra https://www.7-zip.org/
DupeGuru. Hentet fra https://dupeguru.vieta Hopefully/
File Voyager. Hentet fra https://www.filevoyager.com/
AllDup. Hentet fra https://www.alldup.com/