Negatieve verklaring aanvragen in Nederland

Wat is een certidão negativa en waarom heeft u deze nodig in Nederland?

Een certidão negativa is een officieel document dat verklaart dat een persoon, bedrijf of onroerend goed geen openstaande schulden, belastingschulden, juridische procedures of strafrechtelijke veroordelingen heeft bij de bevoegde autoriteiten. In Brazilië wordt dit document gebruikt om aan te tonen dat u een schone lei heeft. Voor Brazilianen of bedrijven die in Nederland wonen of zaken doen, kan het aanvragen van een certidão negativa noodzakelijk zijn voor uiteenlopende doeleinden zoals het aanvragen van een visum, inschrijving bij de Kamer van Koophandel, of het deelnemen aan een aanbesteding. Het document bevestigt dat er geen bezwaren zijn van de overheid tegen uw verblijfsstatus of economische activiteiten. De certidão negativa wordt ook wel aangeduid als een negatieve verklaring en is vaak gratis online aan te vragen via overheidsportalen. Het is essentieel om het juiste type certidão te kiezen, afhankelijk van uw situatie, want er bestaan varianten voor belastingen, strafrecht, civiel recht en bankrelaties. In deze gids leggen wij uit hoe u een certidão negativa kunt aanvragen in Nederland, welke typen beschikbaar zijn, en hoe lang de geldigheid duurt.

Veelvoorkomende typen certidão negativa

Er zijn verschillende soorten certidão negativa, elk met een specifiek doel. De meest gebruikte zijn:

• Belastingcertidão (Certidão Negativa de Débitos Tributários): Dit toont aan dat er geen openstaande belastingschulden zijn bij de Braziliaanse federale, staats- of gemeentelijke overheid. Deze is vaak vereist bij bedrijfsoverdrachten of overheidscontracten.
• Strafrechtelijke certidão (Certidão Negativa Criminal): Bevestigt dat er geen strafrechtelijke veroordelingen of lopende strafzaken tegen u zijn, tenzij de zaak is geseponeerd of de straf is uitgezeten. Deze wordt gebruikt voor verblijfsvergunningen of vrijwilligerswerk.
• Burgerlijke certidão (Certidão Negativa Cível): Toont aan dat er geen civiele rechtszaken of processen tegen u lopen, zoals schulden of contractgeschillen.
• Justitiële certidão (Certidão Judicial de Distribuição of nada consta): Een breed document dat aangeeft of er rechtszaken, strafzaken of bijzondere procedures bij de rechtbank zijn geregistreerd. De officiële naam is Certidão Judicial de Distribuição.
• Bancaire certidão (Certidão Negativa de Contas e Relacionamentos): Verklaart dat u geen bankrekening of andere relatie heeft met een specifieke financiële instelling, of dat er geen wanbetalingen zijn. Dit wordt gebruikt voor schuldonderzoeken.
• Onroerendgoedcertidão (Certidão Negativa de Ônus Reais): Bevestigt dat een eigendom geen hypotheken, beslagen of andere juridische lasten heeft.

Afhankelijk van uw situatie in Nederland, zoals het starten van een bedrijf, het aanvragen van een hypotheek of een verblijfsvergunning, moet u een specifiek type certidão overleggen. Raadpleeg de betreffende instantie om zeker te zijn van de juiste variant.

Waarom een certidão negativa aanvragen vanuit Nederland?

Voor Brazilianen die in Nederland wonen of tijdelijk verblijven, kan een certidão negativa nodig zijn voor juridische procedures, kredietaanvragen, aanbestedingen, bedrijfsovernames of om aan te tonen dat u in aanmerking komt voor gratis rechtsbijstand of studiebeurzen. De overheid of een Nederlandse tegenpartij kan om dit document vragen om te controleren of er geen bezwaren zijn vanuit Brazilië. Ook bij het kopen van een onroerend goed in Brazilië terwijl u in Nederland woont, is een onroerendgoedcertidão vaak verplicht. De certidão moet doorgaans worden vertaald door een beëdigd vertaler en gelegaliseerd met een apostille of via consulaire legalisatie, afhankelijk van het doel. De aanvraag verloopt online via Braziliaanse overheidsportalen zoals Gov.br of van de rechtbank. U kunt documenten digitaal ontvangen en zelf afdrukken.

Hoe vraagt u een certidão negativa aan vanuit Nederland?

De aanvraagprocedure voor de meeste certidões negativas is eenvoudig en gratis. U heeft uw CPF (voor individuen) of CNPJ (voor bedrijven) nodig, en eventueel het kadastraal nummer van een eigendom. Voor strafrechtelijke of burgerlijke certidões kunt u terecht bij de website van het Tribunal de Justiça van de staat waar u woonachtig was in Brazilië. De certidões federale belastingdienst kunnen worden aangevraagd via de site van de Receita Federal. De certidão bancaria vraagt u aan via de Banco Central do Brasil. Na het invullen van uw gegevens en het invullen van een eenvoudig formulier, wordt het document direct gegenereerd als PDF. De geldigheid is meestal 30 dagen na uitgifte. Na die termijn moet u een nieuwe certidão aanvragen. Houd er rekening mee dat het document in het Portugees is en dat u het mogelijk moet laten vertalen en legaliseren. Voor Nederlandse instanties die niet bekend zijn met Braziliaanse documenten, is een officiële vertaling vaak vereist.

Geldigheid van de certidão negativa

De geldigheidstermijn van een certidão negativa is afhankelijk van het type. Hieronder een overzicht van de meest voorkomende termen:

Het is cruciaal om de datum van uitgifte te controleren voordat u de certidão indient bij een instantie in Nederland. Als het document ouder is dan 30 dagen, wordt het meestal niet geaccepteerd. U kunt eenvoudig een nieuwe versie online opvragen.

Online toegang via Gov.br en andere portalen

De Braziliaanse overheid biedt een gecentraliseerd portaal genaamd Gov.br waar u vele soorten certidões negativas kunt aanvragen. U heeft een Gov.br-account nodig met minimaal een basisbeveiligingsniveau. Via de dienst "Emitir certidão negativa de Contas e Relacionamentos" kunt u bijvoorbeeld de bancaire certidão verkrijgen. Ook strafrechtelijke en belastingcertidões zijn vaak via Gov.br beschikbaar. Het voordeel is dat u niet naar een consulaat hoeft; alles verloopt digitaal. Het portaal genereert een unieke code waarmee de echtheid van het document kan worden geverifieerd. Sommige rechtbanken hebben hun eigen systeem, zoals de TJDFT, waar u de "Certidão de nada consta" kunt aanvragen. Het is raadzaam om te controleren welke certidão specifiek nodig is voordat u de aanvraag start. Een overzicht van de bancaire certidão via Gov.br vindt u op de officiële site. Let op: voor sommige staten worden certidões nog niet digitaal uitgereikt, dan moet u contact opnemen met de griffie per e-mail.

Essentiële overwegingen bij gebruik in Nederland

Nederlandse instanties erkennen certidões negativas alleen als ze zijn voorzien van een legalisatie, zoals een apostille of consulaire stempel, tenzij het document wordt gebruikt voor een zaak die uitsluitend binnen Brazilië speelt. Voor gebruik in Nederland is vaak een apostille vereist onder het Apostilleverdrag van Den Haag. Vergeet niet om de certidão te vertalen door een beëdigd vertaler in het Nederlands of Engels. Vraag bij de ontvangende instantie of een digitale versie volstaat. Sommige organisaties willen een origineel papieren document. Plan de aanvraag zorgvuldig, omdat de geldigheid maar kort is. U kunt het beste de certidão aanvragen nadat alle andere documenten klaar zijn. Let ook op dat de certidão negativa voor strafrechtelijke zaken geen melding maakt van lopende onderzoeken zonder veroordeling; dat is alleen relevant als u wordt aangeklaagd. Lees meer over de basisfuncties van een certidão negativa in deze bron van Serpro.

Veelgemaakte fouten en hoe u ze voorkomt

Een veelgemaakte fout is het verkeerd kiezen van het type certidão. Als u bijvoorbeeld een strafrechtelijke verklaring nodig hebt voor een verblijfsvergunning, maar u levert een belastingcertidão in, wordt de aanvraag afgewezen. Controleer altijd bij de Nederlandse instantie welk document precies wordt vereist. Een andere fout is het vergeten van de apostille voor officieel gebruik, zoals inschrijving bij de rechtbank. Zorg ook dat uw gegevens in het Braziliaanse systeem actueel zijn, omdat anders de certidão niet kan worden gegenereerd. Bewaar de digitale versie met de verificatiecode goed, want zonder code kan de echtheid niet worden gecontroleerd. Vergeet niet dat de certidão na 30 dagen verloopt, vraag dus niet te vroeg aan. Als u vanuit Nederland werkt, wees u ervan bewust dat er tijdverschil is en dat Braziliaanse servers soms tijdelijk offline zijn voor onderhoud.

Referenties

Serpro. O que é certidão negativa? Geraadpleegd op 20 november 2024, van https://www.serpro.gov.br/menu/noticias/noticias-2021/o-que-e-certidao-negativa

Docket. Quais os tipos e funções da Certidão Negativa? Geraadpleegd op 20 november 2024, van https://docket.com.br/blog/tipos-e-funcoes-certidao-negativa/

TJDFT. Certidão de nada consta. Geraadpleegd op 20 november 2024, van https://www.tjdft.jus.br/carta-de-servicos/servicos/certidoes/emitir-nada-consta

Gov.br. Emitir certidão negativa de Contas e Relacionamentos. Geraadpleegd op 20 november 2024, van https://www.gov.br/pt-br/servicos/obter-certidao-negativa-de-relacionamento-com-o-sfn